در دنیای املاک، عدم آشنایی با فرایندهای قانونی و حقوقی، مسئولیتگریزی و گاه حوادث پیشبینی نشده، باعث میشوند که فرایندهای قانونی به تعویق افتاده و خریدار و فروشنده متضرر گردند. یکی از چالشهایی که بسیاری با او درگیر هستند، مسالهی صدور سند رسمی برای املاک قولنامهای است و نیز تبدیل قولنامه با سند رسمی بیشترین پرسش مخاطبان این نوع بحثها است. در این مقاله سعی داریم با نگاهی به کاربرد قولنامه، نحوهی تبدیل قولنامه به سند رسمی را برای شما تبیین و توصیف کنیم.
قولنامه چیست و چه کاربردی دارد؟
قولنامه یک سند عادی و مکتوب است که خریدار و فروشنده در آن به هم تعهد میدهند، در آینده عقد بیع را انجام داده یا فرایند خرید و فروش را به صورت رسمی تکمیل کنند. به قولنامهها پیشقرارداد هم گفته میشود.
تفاوت سند عادی با سند رسمی چیست؟
سند رسمی قدرت اجرایی بالایی دارد اما در بررسی سند غیر رسمی اصل بر عدم قدرت اجرایی است. دربارهی اسناد رسمی فقط میتوان ادعای جعل بودن را مطرح کرد، اما در سند رسمی هم میتوان ادعای جعل کرد و هم ادعای تکذیب. از این رو در دنیای خرید و فروش ملک اصل قدرت اجرایی با سند رسمی است. قولنامه یک سند عادی است.
در چه مواقعی به جای سند رسمی، قولنامه میان خریدار و فروشنده تنظیم میشود؟
پیش میآید که خریدار در زمان انعقاد قولنامه مبلغ کافی برای خریداری ملک ندارد، پرداخت کل مبلغ را به زمان عقد رسمی موکول میکند، پیش میآید که قولنامه امضا میشود و ملک همچنان از نظر قانونی مسالهای داشته و طرفین ت حل مساله را به تعویق میاندازند، گاه در زمینی با کاربری غیرمسکونی، ساختمان مسکونی ساخته شده. در تمامی این حالات مابین خریدار و فروشنده قولنامه به امضا میرسد.
برخی از انواع خلافی در ساخت ساختمان هم باعث میشود که مالک امکان دریافت سند رسمی نداشته باشد و به کاربرد قولنامه فکر کند. برخی در صورتی که ملک را به صورت قولنامهای خریداری کنند مبلغ کمتری به فروشنده پرداخت کرده و گمان میکنند، بعد میتوانند به سادگی سند رسمی بگیرند. واقعیت این است که دریافت سند رسمی ممکن است در حالاتی آنقدر هم ساده نباشد، پس وقت خرید ملک قولنامهای مراقب باید بود. این حالات در کشور ما فراوان رخ میدهد.
ملک قولنامهای خریداری کردهام، برای دریافت سند رسمی باید چه کنم؟
این سوال سالهاست که پرسیده شده و همچنان نیز یکی از پرسشهای مرسوم دربارهی خرید و فروش ملک است. نکتهی نخست اینکه لزوما باید به شورای حل اختلاف رجوع کنید، این شورا میتواند بر اساس قوانین موجود، کاربر قولنامه را بررسی کرده و مشکل احتمالی ملک و نحوهی رفع آن را با شما در میان گذاشته و فرایند دریافت سند رسمی را برای شما هموار نماید.

فرایند ممکن است زمان و هزینهبر باشد و ترجیح این است که کل فرایند را در کنار فردی مسلط به مباحث حقوقی مرتبط با ملک پیش ببرید. مسالهای که اما ممکن است در مرحلهی اول فرایند پیشروی کار شما را مختل کند، بیاعتبار بودن قولنامه است. قولنامه سندی غیر رسمی به حساب میآید و میتواند معتبر یا غیر معتبر باشد.
به این نکته توجه کنید که قولنامه گاه در میان دو نفر با بیدقتیهای حقوقی ثبت و امضا میشود، ناظری هم ندارد و آنقدر میتواند نامعین ثبت شود که فاقد اعتبار قانونی باشد، از این رو نفس داشتن قولنامه اهمیتی ندارد، قولنامه باید لزوما با نظارت فردی مسلط به امور حقوقی و یا در دفاتر املاک رسمی نوشته و ثبت شوند. البته اگر در بنگاهها و یا در حضور ناظر مسلط هم قولنامه نوشته شود، همچنان یک سند عادی و غیر رسمی به شمار میآید.
کدام نوع از املاک قولنامهای میتوانند سند رسمی دریافت کنند؟
بر اساس قانون فقط برای املاکی میتوان سند رسمی گرفت که پیش از این رسما ثبت شده باشند. یعنی پیش از این مالکی وجود داشته و مالک ملک را به ثبت رسانده و ملک دارای پلاک ثبت شده است. این قانون فقط شامل همهی باغها، ساختمانها و نیز زمینهای کشاورزی میشود.
برای صدور این نوع سند باید معین شود که مالک رسمی فوت کرده، غیر قابل دسترس است و یا مفقودالاثر شده. همچنین به ورثهی مالک هم نباید دسترسی وجود داشته باشد، در این حالت امکان صدور سند رسمی برای قولنامه وجود دارد. در غیر اینصورت مالک باید به شکل طبیعی و رسمی انتقال ملک به خریدار، را انجام دهد.
اگر ملک قولنامهای، زمین باشد(غیر کشاورزی)، یا در طبقهی املاک دولتی یا اراضی و املاک بدون سابقهی ثبت تعریف شود، کاربرد قولنامه بیمعنی است و امکان صدور سند رسمی برای آن وجود ندارد.

چه مدارکی برای صدور سند رسمی لازم است؟
در وهلهی اول به کپی سند مالکیت ملک از مالک اصلی نیاز دارید. قولنامه یا قولنامههای مرتبط به خرید و فروش ملک باید در دسترس و آمادهی ارائه به مراجع قضایی باشند. اگر این مدارک موجود است باید به مهندس نقشهکشی رجوع کنید که در نظام مهندسی ایران به به رسمیت شناخته شده است. در صورتی که به همچون فردی دسترسی ندارید، باید به سراغ کارشناس رسمی دادگستری بروید. به کمکی یکی از این متخصصها باید نقشهی UTM ملک به دست بیاید.
بعد از تهیهی نقشه، به سامانه سازمان ثبت رجوع کرده و مبلغی را حساب بانک ملی برای آغاز فرایند واریز کنید، میکنید. سپس کلیهی مدارک را در سامانهی ثبت ملک با دامنهی www.sabtmelk.ir بارگذاری مینمایید. پس از این اقدامات فرایند آغاز میشود.
امید است با اشاره به کاربرد قولنامه و نیز نحوهی تبدیل قولنامه با سند رسمی توانسته باشیم، مسالهای از مسائل شما حل شده باشد.